Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung mit mediDOK

Wir als mediDOK GmbH möchten Ihnen als Kunde die größtmögliche Sicherheit im Zusammenhang mit der Anwendung unserer Softwareprodukte bieten. Neben der bestehenden Zertifizierung als Medizinprodukt spielen beim Einsatz unserer Produkte als Dokumentenarchiv die Begriffe „Revisionssicherheit“ bzw. „revisionssichere Archivierung“ eine wichtige Bedeutung.

Daher haben wir ein Dokument vorbereitet, in dem wir diese Begriffe erläutern und Ihnen mitteilen, wie mit unseren mediDOK Softwarelösungen eine revisionssichere Archivierung sichergestellt werden kann.

Hinweis zum „Ersetzenden Scannen“

Revisionssichere Archivierung übrigens bedeutet nicht, dass das Originaldokument nach dem Scannen vernichtet werden kann. Empfehlungen zum Thema findet man in der Richtlinie BSI-TR-03138 (BSI-TR-RESISCAN) des BSI, auf die auch die Bundesärztekammer verweist (siehe „Technische Anlage – Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis“, veröffentlich im Deutsches Ärzteblatt vom 22.06.2018).

Diese Richtlinie beschreibt, welche Maßnahmen durchgeführt werden müssen, damit der Beweiswert des elektronisch erfassten Dokuments (Scanprodukt) möglichst nah an den des Originaldokuments angenähert wird. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Anwendung dieser Richtlinie keine 100% Rechtssicherheit gewährleistet ist. Die Bundesärztekammer empfiehlt dazu: „Die rechtliche Anwendbarkeit der Technischen Richtlinie für die ärztliche Dokumentation in der Patientenakte ist nach Ansicht des BSI gegenwärtig nur für Röntgenbilder und diesbezügliche Aufzeichnungen ausdrücklich geregelt. Für sonstige Papierdokumente der Patientenakte existiert keine gesetzliche Bestimmung, die es gestattet oder verbietet, die Originaldokumente nach dem Scannen zu vernichten (Anlage R, Abschnitt R.1.2.4, S. 21 der Technischen Richtlinie). Ärzte, die beabsichtigen, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu vernichten, müssen diese unklare Rechtslage berücksichtigen und sich ggfs. beraten lassen.“ Wir als mediDOK schließen uns dieser Empfehlung an.

Alle genannten oder aufgeführten Informationen finden Sie ebenfalls in dem Dokument.

Beweiswerterhöhung durch eIDAS-konforme Zeitstempel

Ein eIDAS-konformer, qualifizierter elektronischen Zeitstempel* für das Dokument garantiert die Authentizität eines in mediDOK archivierten elektronischen Dokuments in bestimmter Form zu einem bestimmten Zeitpunkt rechtsverbindlich. Zugleich wird beweiskräftig belegt, dass das Dokument seit der Erzeugung des Zeitstempels nicht mehr verändert wurde.

Gescannte Dokumente und andere Daten können in mediDOK 2.5 mit einem solchen Zeitstempel versehen werden. Auf diese Weise kann dem möglichen Beweiswertverlust, der durch das Einscannen und anschließendes Vernichten des Originaldokuments entsteht, entgegen gewirkt werden.

* optionales Zusatzmodul für alle mediDOK 2.5 Produktvarianten