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Einscannen von Altakten. Fluch oder Segen?

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Viele Kunden fragen uns, ob man mit mediDOK komplette Aktenschränke, die beispielsweise vom Praxisvorgänger „vererbt“ wurden, einscannen kann. Die Antwort hierzu lautet klar „Ja“.

Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie sich dazu die richtigen Gedanken im Vorfeld machen. Unsere erste Frage lautet daher immer: „Warum wollen Sie die Akten einscannen?“ Die Antwort lautet meistens, „Damit ich die Daten digital vorliegen habe.“ Dies ist grundsätzlich gut und richtig. Doch wenn dem so ist, möchten wir Ihnen folgende wichtige Erfahrung mit auf den Weg geben:

Wer Dokumente später schnell finden will, muss sich Zeit beim Scannen nehmen!

Sie können zum Beispiel die komplette Krankenakte (bestehend beispielsweise aus 50 Seiten) auf den Scanner legen und in mediDOK zum Patienten als „Altakte“ speichern. Was passiert in einem solchen Fall, wenn Sie das Dokument öffnen? Sie müssen alle 50 Seiten durchblättern, um die wichtige Information aus den Voruntersuchungen zu finden. Sie haben hier zwar Zeit beim Scannen gespart (und können das ggf auch von einer ungelernten Hilfskraft erledigen lassen), brauchen dann als Arzt aber später länger beim Suchen in der Akte. In so einem Fall wird die Altakte zum „Fluch“.

Daher empfehlen wir: Nehmen Sie sich beim Scannen die Zeit, um die Altakten zu sichten. Scannen Sie nicht alles auf einmal (im Stapel), sondern scannen Sie Dokument für Dokument. Speichern Sie jedes Dokument mit einem entsprechenden, aussagekräftigen Namen und unter einer bestimmten Kategorie sowie dem entsprechenden Datum ab. Anstelle (genau) eines Eintrags im mediDOK Archiv mit der Bezeichnung

  • Altakte (50 Seiten) vom 1.3.2019

finden Sie dann stattdessen:

  • Entlassbericht Klinikum Ludwigshafen (3 Seiten) vom 24.9.2008
  • Fremdbefund Innere (2 Seiten) vom 13.7.2010
  • Laborbericht vom 13.7.2010
  • usw.

Das Scannen hat dann zwar mehr Zeit in Anspruch genommen und erfordert auch etwas medizinisches Fachwissen. Im Nachhinein erleichtert Ihnen diese Vorgehensweise aber das Auffinden von älteren Dokumenten deutlich.

Ach ja: mit mediDOK 2.5 können Sie Dokumente innerhalb eines Patienten als „Favorit“ markieren. So haben Sie die wichtigsten Befunde des Patienten immer im Blick und sofort verfügbar.

Technik des Scannens

Die Technik? Die Technik ist grundsätzlich nicht das Problem. Es gibt verschiedene Wege, Dokumente in das mediDOK Archiv zu scannen. Und es gibt zahlreiche Scanner, die wir für die Verwendung mit mediDOK getestet haben. Weitere Infos zu beiden Themen finden Sie hier.