Einscannen von Altakten. Fluch oder Segen?

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Viele Kunden fragen uns, ob man mit mediDOK komplette Aktenschränke, die beispielsweise vom Praxisvorgänger „vererbt“ wurden, einscannen kann. Die Antwort hierzu lautet klar „Ja“.

Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie sich dazu die richtigen Gedanken im Vorfeld machen. Unsere erste Frage lautet daher immer: „Warum wollen Sie die Akten einscannen?“ Die Antwort lautet meistens, „Damit ich die Daten digital vorliegen habe.“ Dies ist grundsätzlich gut und richtig. Doch wenn dem so ist, möchten wir Ihnen folgende wichtige Erfahrung mit auf den Weg geben:

Wer Dokumente später schnell finden will, muss sich Zeit beim Scannen nehmen!

Sie können zum Beispiel die komplette Krankenakte (bestehend beispielsweise aus 50 Seiten) auf den Scanner legen und in mediDOK zum Patienten als „Altakte“ speichern. Was passiert in einem solchen Fall, wenn Sie das Dokument öffnen? Sie müssen alle 50 Seiten durchblättern, um die wichtige Information aus den Voruntersuchungen zu finden. Sie haben hier zwar Zeit beim Scannen gespart (und können das ggf auch von einer ungelernten Hilfskraft erledigen lassen), brauchen dann als Arzt aber später länger beim Suchen in der Akte. In so einem Fall wird die Altakte zum „Fluch“.

Daher empfehlen wir: Nehmen Sie sich beim Scannen die Zeit, um die Altakten zu sichten. Scannen Sie nicht alles auf einmal (im Stapel), sondern scannen Sie Dokument für Dokument. Speichern Sie jedes Dokument mit einem entsprechenden, aussagekräftigen Namen und unter einer bestimmten Kategorie sowie dem entsprechenden Datum ab. Anstelle (genau) eines Eintrags im mediDOK Archiv mit der Bezeichnung

  • Altakte (50 Seiten) vom 1.3.2019

finden Sie dann stattdessen:

  • Entlassbericht Klinikum Ludwigshafen (3 Seiten) vom 24.9.2008
  • Fremdbefund Innere (2 Seiten) vom 13.7.2010
  • Laborbericht vom 13.7.2010
  • usw.

Das Scannen hat dann zwar mehr Zeit in Anspruch genommen und erfordert auch etwas medizinisches Fachwissen. Im Nachhinein erleichtert Ihnen diese Vorgehensweise aber das Auffinden von älteren Dokumenten deutlich.

Ach ja: mit mediDOK 2.5 können Sie Dokumente innerhalb eines Patienten als „Favorit“ markieren. So haben Sie die wichtigsten Befunde des Patienten immer im Blick und sofort verfügbar.

Technik des Scannens

Die Technik? Die Technik ist grundsätzlich nicht das Problem. Es gibt verschiedene Wege, Dokumente in das mediDOK Archiv zu scannen. Und es gibt zahlreiche Scanner, die wir für die Verwendung mit mediDOK getestet haben. Weitere Infos zu beiden Themen finden Sie hier.

mediDOK QR-Service – So geht’s! (mit Beispielvideo)

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Anwendungsbeispiel für mediDOK QR-Service – so geht`s!

Eine „Einverständniserklärung zur Datenübermittlung“, die auf Papier ausgefüllt wurde, ist ein praktischer Anwendungsfall, der mit dem neuen mediDOK QR-Service perfekt umgesetzt werden kann.

Im April haben wir über unsere conhIT-Highlights berichtet und vorgestellt, wie man den Befundimport und Scanprozesse automatisieren kann: „conhIT Highlight #2: Befundimport und Scanprozesse automatisieren“. Darin wurde auch unser neuer mediDOK QR-Service vorgestellt.

Nachdem uns einige Kunden und Partner anlässlich der DSGVO nach einer solchen Lösung gefragt haben, haben wir nun ein kleines Video erstellt, in dem ein konkretes Anwendungsbeispiel vorgestellt wird. Es zeigt, wie man aus dem Patientenverwaltungssystem für die Patienten eine Einverständniserklärung zur Datenübermittlung erstellt, die dann von mediDOK 2.5 automatisch mithilfe des „mediDOK QR-Service“ eingelesen werden kann.

Die Vorteile? Einfach die Dokumente sammeln und am Ende des Tages „auf einen Rutsch“ einscannen und – ohne manuelle Eingriffe – zu den Patienten in mediDOK archivieren und im Patientenverwaltungssystem verzeichnen. Im Beispiel verwenden wir x.isynet von medatixx, da hier über die Word-Briefschreibung sehr einfach der QR-Code eingebunden werden kann.


Hier geht's zum Video: Einverständniserklärungen mit dem mediDOk QR-Service automatisch verarbeiten

Der neue mediDOK QR-Service

Dokumente oder Dokumentenstapel können jetzt automatisch über einen QR-Code ins mediDOK-Archiv übernommen werden. Auch die Erstellung von Aufklebern, die dann auf eingehende Dokumente aufgeklebt werden, ist problemlos möglich. Die perfekte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Laufzetteln oder anderen Formularen, die in Papierform vorliegen.

Der neue mediDOK QR-Service ist ab mediDOK 2.5 als optionales Zusatzmodul erhältlich und kann über die bestehenden mediDOK Vertriebspartner bezogen werden.

Interesse geweckt? Nutzen Sie unser Kontaktformular.

conhIT Highlight #2: Befundimport und Scanprozesse automatisieren

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mediDOK 2.5 optimiert Ihre Dokumenten-Workflows

Papierloser Dokumentenworkflow und automatisierter Befundimport – der erste Schritt in das papierlose Arbeiten.

Tagtäglich erhalten Sie Dokumente in Papierform oder auf elektronischem Weg: Fremdbefunde, Untersuchungsergebnisse, Gutachten und vieles mehr. Hinzu kommen eigene Dokumente: Laufzettel, Anamnesebögen, EKG-Befunde. All diese Dokumente müssen den Patienten zugeordnet, verschlagwortet und gelesen werden. mediDOK unterstützt hierbei nicht nur unterschiedliche Scanner und Scan-Workflows. Auch die direkte Übernahme von elektronischen Arztbriefen, Faxen oder Befundberichten, z. B. von Ihrer Medizintechnik-Software oder einem Laborportal, ist möglich.

Dokumente intern weiterleiten und freigeben

Ist das Dokument einmal in digitaler Form im mediDOK-Archiv vorhanden, erhalten Sie als Anwender eine schnelle Übersicht über neu eingegangene Dokumente. Sie können das Dokument intern weiterleiten oder einfach als gelesen markieren. Alle Zugriffe und Bearbeitungsschritte werden protokolliert, so dass Sie auch nach längerer Zeit noch nachvollziehen können, wann das Dokument vom wem auf welchem Weg ins Archiv gekommen ist, wer es gelesen, gedruckt oder weitergeleitet hat.

NEU: mediDOK QR-Service

Dokumente oder Dokumentenstapel können jetzt automatisch über einen QR-Code oder DataMatrix-Code ins mediDOK-Archiv übernommen werden. Die perfekte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Laufzetteln oder anderen Formularen, die in Papierform vorliegen.

NEU: mediDOK Medizintechnik-, EKG- und Befundimport

Automatische Archivierung Ihrer medizintechnischen Daten oder elektronischen Befunde (PDF) – direkt beim Patienten in mediDOK. Eigene EKG-Berichte werden so genauso einfach zum Patienten archiviert wie eingehende, elektronische Laborbefunde.

 

Sie möchten die neuen Lösungen zur Optimierung Ihrer Dokumenten-Workflows kennenlernen?

Besuchen Sie uns auf der conhIT 2018 vom 17. bis 19. April 2018 auf der Messe Berlin in Halle 2.2, Stand E-103.

 

medidok auf der conhIT 2018

 

 

 

conhIT Highlight #1: mediDOK eForms

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mediDOK eForms

Eigene Dokumente digital ausfüllen, unterschreiben und archivieren.

Mit mediDOK eForms haben wir gemeinsam mit unserem Kooperationspartner Thieme Compliance, Spezialist für Patientenaufklärung und -dokumentation, ein neues Zusatzmodul entwickelt, das wir auf der diesjährigen conhIT in Berlin der Öffentlichkeit vorstellen .

Wenn Patienten in Ihre Praxis kommen, müssen diese in vielen Fällen zunächst einige Formulare ausfüllen und unterschreiben. Dies kann nun bequem und digital auf einem Tablet durchgeführt werden: Mit mediDOK® eForms können praxiseigene Formulare (z. B. Aufnahmeanamnese, IGeL-Verträge, Behandlungsverträge, etc.) digital ausgefüllt und unterschrieben werden. Die Patientendaten werden automatisch in die Formulare übernommen und die signierten Dokumente abschließend im mediDOK-Archiv gespeichert.

Die Lösung ist einfach zu bedienen und ist für Arzt und Patient übersichtlich strukturiert. Sie sorgt für einen papierlosen Workflow und ermöglicht Kosteneinsparungen bei Kopier- und Scankosten.

mediDOK eForms ist ein neues Zusatzmodul für Anwender von mediDOK 2.5 und kann ab Sommer 2018 über die mediDOK Partner erhältlich sein.

mediDOK_eForms_powered_by_Thieme_Compliance

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Biometrische Unterschrift von Patient und Arzt
  • Ihre individuellen Formulare
  • Übernahme der Patientendaten
  • Direkte Integration ins mediDOK-Archiv

 

 

Sie möchten mediDOK eForms kennenlernen?

Besuchen Sie uns auf der conhIT 2018 vom 17. bis 19. April 2018 auf der Messe Berlin in Halle 2.2, Stand E-103.

medidok auf der conhIT 2018

 

 

 

 

mediDOK ab sofort für PsyPrax-Kunden

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mediDOK ab sofort für PsyPrax-Kunden

PsyPrax zählt seit vielen Jahren zu den erfolgreichsten Praxisverwaltungssystemen in Deutschland – insbesondere im Bereich der Psychotherapie. Wir freuen uns sehr darüber, dass PsyPrax und mediDOK gemeinsam eine Schnittstelle umgesetzt haben, über die das mediDOK Bild- und Dokumentenarchiv direkt an das PsyPrax Praxisverwaltungssystem angebunden werden kann. Über die Schnittstelle werden die relevanten Patientendaten an mediDOK übergeben. Und die Anwender können dort bequem alle Dokumente zu einem Patienten einscannen und revisionssicher archivieren.

medidok sichere archivierung psyprax

Speziell für die Psychotherapie: mediDOK SCAN (STARTER-Edition)

mediDOK SCAN (STARTER-Edition) ist die optimale Einstiegslösung für die papierlose Praxis und ist ein „echtes mediDOK“ mit Scanner-Anbindung (TWAIN oder PDF/Button). Es bietet Ihnen zahlreiche Vorteile wie eine übersichtliche Bilderliste, optimale Anbindung an das Patientenverwaltungssystem. Selbstverständlich ist auch die sichere Speicherung und Archivierung Ihrer Daten.

Sie haben bereits einen Scanner? Sie möchten herausfinden, ob dieser bereits mit mediDOK genutzt werden kann? Eine Liste der von uns erfolgreich mit mediDOK getesteten Scanner finden Sie in unserer Kompatibilitätsliste Scanner.

Besonders einfach und platzsparend: die mediDOK ScanApp für Plustek eScan

Besonders komfortabel geht das Scannen mit der mediDOK ScanApp: auf dem großen Multi-Touch-Display des speziellen Scanners werden alle aktuellen Patienten angezeigt, so dass ein händisches Zuordnen der Dokumente nach dem Einscannen an Ihrem Rechner entfällt. Weitere Informationen zur mediDOK ScanApp finden Sie hier.

Interesse?

Interessierte Anwender wenden sich bei Interesse direkt an die Hotline der PsyPrax GmbH in München. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.psyprax.de/.

psyprax

 

 

 

EKG-Berichte automatisch archivieren

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Der neue mediDOK EKG-Import

mediDOK 2.5 – die nächste Generation unserer erfolgreichen Bildarchivierungslösung – steht in den Startlöchern. Eines der Highlights: der neue EKG-Import!

Mit dem EKG-Import-Modul bietet mediDOK 2.5 neue Möglichkeiten zur automatischen Archivierung Ihrer medizintechnischen Daten. Durch die Speicherung in mediDOK können Sie Ihre EKGs zusammen mit allen anderen Dokumenten und Bildern zentral ablegen und verwalten.

Enge Kooperation mit führenden Herstellern

Das neue mediDOK -Modul wurde in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Herstellern entwickelt und kann mit den Systemen der folgenden Firmen eingesetzt werden: AMEDTEC, custo med, medatixx und SCHILLER.

Und so funktioniert es

  • Sie nutzen weiterhin die Anbindung Ihrer EKG-Software an das Patientenverwaltungssystem zur Übergabe der Patienten und zur Rückgabe der Untersuchungswerte in die elektronische Karteikarte.
  • Zusätzlich wird von der EKG-Software beim Beenden der Untersuchung der Bericht als PDF an mediDOK übergeben.
  • mediDOK ordnet diesen Bericht  automatisch dem entsprechenden Patienten zu. Somit liegt der Bericht (als PDF-Datei) im mediDOK Archiv – zusammen mit allen anderen Untersuchungen des Patienten.
  • Der Aufruf des EKG-Berichts kann dann entweder in der EKG-Software erfolgen  (wie bisher aus dem Patientenverwaltungssystem heraus) oder direkt im mediDOK Programm.

Die Vorteile für den Anwender

  • Keine manuelle Zuordnung der PDFs im Archiv notwendig – alles funktioniert automatisch!
  • Der Aufruf der Berichte ist möglich
    • auch wenn keine EKG-Software am entsprechenden Arbeitsplatz installiert ist,
    • unabhängig von der Hersteller-Software, z. B. nach einem Wechsel des EKG-Systems,
    • auch nach längerer Zeit, wenn die Originaldaten (Rohdaten) nicht mehr verfügbar sind.
  • Die Berichte sind sicher archiviert und können gemeinsam mit anderen Bildern oder Dokumenten betrachtet oder weitergeleitet werden.

Kompatibilität

Der neue mediDOK 2.5 EKG-Import ist als Zusatzmodul für alle mediDOK Produkte (ab Version 2.5) verfügbar. Hier eine Liste der EKG-Systeme, die mit mediDOK verwendet werden können.

 

Weitere Informationen zu mediDOK 2.5 finden Sie hier.