Die Elektronische Patientenakte (ePA) wird Realität! Die bundesweite Einführung der elektronischen Patientenakte ist Ende April 2025 gestartet. Praxen haben seitdem die Möglichkeit, die ePA freiwillig zu testen und anzuwenden. Ab 1. Oktober wird die Nutzung für alle verpflichtend; Praxen und Leistungserbringer müssen bis dahin die entsprechenden Voraussetzungen hard- und softwaretechnisch erfüllen. Allgemeine Informationen rund um das Thema finden Sie auf der KBV-Themenseite „Elektronische Patientenakte“.

Viele Dokumente wie beispielsweise Fremdbefunde oder auch Bilder, die sinnvollerweise in einer ePA bereitgestellt werden, befinden sich bei den Kunden in den jeweiligen Archivsystemen. Auch wenn die Verpflichtung zur Bereitstellung derzeit nur für eigene Dokumente der Praxen gilt – also explizit nicht für einen archivierten Fremdbefund eines anderen Arztes – fragen uns viele Anwender, wie eine ePA mit Daten aus dem Archivsystem befüllt werden kann.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über aktuelle und künftige Möglichkeiten:

Variante 1) ePA-Anbindung über das PVS

Wir bei mediDOK haben in den letzten Monaten gemeinsam mit unseren Partnern viel Zeit investiert, um unsere Schnittstellen zu verschiedenen Praxisverwaltungssystemen (PVS) zu erweitern. Das primäre Ziel dabei war es, den Anwendern dieser Systeme zu ermöglichen, unter der Hoheit und tief integriert in die Benutzeroberfläche des PVS auf Daten in unserem Archivsystem zuzugreifen. Auf diesem Weg können einfach und elegant relevante Dokumente aus dem Archiv in die ePA hochgeladen werden, ohne in die Oberfläche der Archivlösung zu wechseln. Gleichzeitig ist beim Download aus einer ePA die direkte Weiterleitung in das Archiv möglich, um die Daten dort sicher zum Patienten abzulegen.

Aktuell sind diese tief in die Oberfläche des PVS integrierten Funktionen bei folgenden PVS-Herstellern erhältlich:

• Firma medatixx (PVS medatixx, x.isynet, x.concept und x.comfort) in Verbindung mit „x.archiv powered by mediDOK“ ab Version 2.5.18 oder höher
• Firma S3 Praxiscomputer (PVS S3) in Verbindung mediDOK 2.5 ab Version 2.5.18 oder höher

Bei Fragen zu diesen Integrationen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner für das entsprechende PVS.

Variante 2) ePA-Anbindung direkt aus der mediDOK Anwendung heraus

In einer künftigen Version, die im Laufe des Q3 / 2025 zur Verfügung stehen wird, werden wir den Anwendern eine weitere Funktion anbieten, direkt aus der Oberfläche des mediDOK Archivsystems heraus Daten in eine ePA hochzuladen. Sie öffnen dann einfach die Akte des Patienten in mediDOK 2.5, wählen die gewünschten Bilder und/oder Dokumente in der Bilderliste des Patienten aus und aktivieren den Upload in die ePA. Die Daten werden bei Bedarf dann gemäß den aktuellen Anforderungen in das PDF/A Format gewandelt (die ePA erlaubt derzeit noch keine Bildformate, siehe z.B. hier) und in der ePA bereitgestellt.

Gleichzeitig werden wir auch eine Download-Möglichkeit innerhalb der mediDOK Oberfläche anbieten. Nach Anzeige des Inhalts der elektronischen Patientenakte können Sie relevante Bilder und Dokumente direkt in das mediDOK Archiv übernehmen und so dauerhaft in Ihrer Primär-Dokumentation ablegen.

Variante 3) Daten manuell für den Upload in eine ePA exportieren

Bereits jetzt ist mit der Version 2.5.18 der manuelle Export von Bilddaten und Dokumenten aus mediDOK heraus im PDF/A-Format möglich. Einige PVS-Systeme erlauben in ihrer ePA-Benutzeroberfläche, dass der Anwender Daten von seiner lokalen Festplatte auswählen kann, um diese in einer elektronischen Patientenakte bereit zu stellen. Auf diesem Weg können manuell aus mediDOK exportierte Dokumente ebenfalls in die ePA hochgeladen werden.

Bilder (Röntgen, Ultraschall etc.) online den Patienten bereitstellen?

Sie möchten Ihren Patienten digitale Röntgen- oder Ultraschall-Bilder in die elektronische Patientenakte hochladen? Derzeit unterstützt die ePA noch keine DICOM-Daten. Selbstverständlich ist eine Umwandlung der Daten in das PDF/A-Format mit mediDOK möglich, dies ist aber zur Weiterleitung an einen anderen Arzt meistens ungeeignet. Um den Patienten entsprechende Röntgen- oder Ultraschallbilder online im DICOM-Format zur Verfügung zu stellen, empfehlen wir die Verwendung des mediDOK Patientenportals. Hier werden die Daten den Patienten über einen QR-Code bereit gestellt.

Wichtige Einwilligungen des Patienten mit mediDOK eForms dokumentieren

Übrigens: bei Daten aus genetischen Untersuchungen oder Analysen nach dem Gendiagnostikgesetz gilt für die Einstellung dieser Daten in eine ePA eine besondere Einwilligungsvoraussetzung. Hier ist eine explizite Einwilligung der Patientin oder des Patienten erforderlich, die schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen muss. Hierfür eignet sich insbesondere mediDOK eForms, mit der entsprechende Formulare vom Patienten wirksam elektronisch unterzeichnet und medienbruchfrei archiviert werden können.

Sie haben Fragen zu unseren Lösungen und Produkten? Wenn Sie bestehender Kunde sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Betreuer bzgl. der mediDOK-Produkte. Alternativ nutzen Sie bitte das Kontaktformular.