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Die Elektronische Patientenakte (ePA) wird Realität! Die bundesweite Einführung der elektronischen Patientenakte ist Ende April 2025 gestartet. Praxen haben seitdem die Möglichkeit, die ePA freiwillig zu testen und anzuwenden. Ab 1. Oktober wird die Nutzung für alle verpflichtend; Praxen und Leistungserbringer müssen bis dahin die entsprechenden Voraussetzungen hard- und softwaretechnisch erfüllen. Allgemeine Informationen rund um das Thema finden Sie auf der KBV-Themenseite „Elektronische Patientenakte“.
Viele Dokumente wie beispielsweise Fremdbefunde oder auch Bilder, die sinnvollerweise in einer ePA bereitgestellt werden, befinden sich bei den Kunden in den jeweiligen Archivsystemen. Auch wenn die Verpflichtung zur Bereitstellung derzeit nur für eigene Dokumente der Praxen gilt – also explizit nicht für einen archivierten Fremdbefund eines anderen Arztes – fragen uns viele Anwender, wie eine ePA mit Daten aus dem Archivsystem befüllt werden kann.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über aktuelle und künftige Möglichkeiten:
Wir bei mediDOK haben in den letzten Monaten gemeinsam mit unseren Partnern viel Zeit investiert, um unsere Schnittstellen zu verschiedenen Praxisverwaltungssystemen (PVS) zu erweitern. Das primäre Ziel dabei war es, den Anwendern dieser Systeme zu ermöglichen, unter der Hoheit und tief integriert in die Benutzeroberfläche des PVS auf Daten in unserem Archivsystem zuzugreifen. Auf diesem Weg können einfach und elegant relevante Dokumente aus dem Archiv in die ePA hochgeladen werden, ohne in die Oberfläche der Archivlösung zu wechseln. Gleichzeitig ist beim Download aus einer ePA die direkte Weiterleitung in das Archiv möglich, um die Daten dort sicher zum Patienten abzulegen.
Aktuell sind diese tief in die Oberfläche des PVS integrierten Funktionen bei folgenden PVS-Herstellern erhältlich:
Bei Fragen zu diesen Integrationen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner für das entsprechende PVS.
In einer künftigen Version, die im Laufe des Q3 / 2025 zur Verfügung stehen wird, werden wir den Anwendern eine weitere Funktion anbieten, direkt aus der Oberfläche des mediDOK Archivsystems heraus Daten in eine ePA hochzuladen. Sie öffnen dann einfach die Akte des Patienten in mediDOK 2.5, wählen die gewünschten Bilder und/oder Dokumente in der Bilderliste des Patienten aus und aktivieren den Upload in die ePA. Die Daten werden bei Bedarf dann gemäß den aktuellen Anforderungen in das PDF/A Format gewandelt (die ePA erlaubt derzeit noch keine Bildformate, siehe z.B. hier) und in der ePA bereitgestellt.
Gleichzeitig werden wir auch eine Download-Möglichkeit innerhalb der mediDOK Oberfläche anbieten. Nach Anzeige des Inhalts der elektronischen Patientenakte können Sie relevante Bilder und Dokumente direkt in das mediDOK Archiv übernehmen und so dauerhaft in Ihrer Primär-Dokumentation ablegen.
Bereits jetzt ist mit der Version 2.5.18 der manuelle Export von Bilddaten und Dokumenten aus mediDOK heraus im PDF/A-Format möglich. Einige PVS-Systeme erlauben in ihrer ePA-Benutzeroberfläche, dass der Anwender Daten von seiner lokalen Festplatte auswählen kann, um diese in einer elektronischen Patientenakte bereit zu stellen. Auf diesem Weg können manuell aus mediDOK exportierte Dokumente ebenfalls in die ePA hochgeladen werden.
Sie möchten Ihren Patienten digitale Röntgen- oder Ultraschall-Bilder in die elektronische Patientenakte hochladen? Derzeit unterstützt die ePA noch keine DICOM-Daten. Selbstverständlich ist eine Umwandlung der Daten in das PDF/A-Format mit mediDOK möglich, dies ist aber zur Weiterleitung an einen anderen Arzt meistens ungeeignet. Um den Patienten entsprechende Röntgen- oder Ultraschallbilder online im DICOM-Format zur Verfügung zu stellen, empfehlen wir die Verwendung des mediDOK Patientenportals. Hier werden die Daten den Patienten über einen QR-Code bereit gestellt.
Übrigens: bei Daten aus genetischen Untersuchungen oder Analysen nach dem Gendiagnostikgesetz gilt für die Einstellung dieser Daten in eine ePA eine besondere Einwilligungsvoraussetzung. Hier ist eine explizite Einwilligung der Patientin oder des Patienten erforderlich, die schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen muss. Hierfür eignet sich insbesondere mediDOK eForms, mit der entsprechende Formulare vom Patienten wirksam elektronisch unterzeichnet und medienbruchfrei archiviert werden können.
Sie haben Fragen zu unseren Lösungen und Produkten? Wenn Sie bestehender Kunde sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Betreuer bzgl. der mediDOK-Produkte. Alternativ nutzen Sie bitte das Kontaktformular.
Wir werden immer wieder gefragt, ob die mit mediDOK eForms unterzeichneten Dokumenten „rechtssicher“ sind oder ob es sich um eine „rechtssichere“ Unterschrift handelt. Daher möchten wir mit folgendem Beitrag auf die relevanten Aspekte bei der Beantwortung dieser Frage hinweisen.
Vorab möchten wir darauf hinweisen, dass wir den Begriff „rechtssicher“ nicht weiter in diesem Beitrag verwenden, da der Begriff zu unbestimmt ist. Wir werden eher auf die konkreten Fragestellungen eingehen, die dahinter stecken, also im Wesentlichen ob es sich um eine gültige bzw. rechtsgültige Unterschrift handelt, ob die digitale Unterschrift überhaupt „erlaubt ist“.
Den rechtliche Rahmen liefert die EU Verordnung EU 910/2014 (eIDAS Verordnung). Es gibt gemäß dieser eIDAS-Verordnung drei Formen / Stufen der elektronischen Signatur:
Welche Form bzw. Stufe der elektronischen Signatur ist nun rechtsgültig? Die Antwort ist recht einfach: alle drei Stufen sind rechtsgültig! Durch die eIDAS-Verordnung ist gewährleistet, dass elektronische Signaturen in jeder Form vor EU-Gerichten als Beweis zugelassen sind. Elektronisch signierten Dokumenten darf also nicht die rechtliche Wirksamkeit abgesprochen werden, nur weil sie in elektronischer Form vorliegen. (siehe EU 910/2014, Art. 25 (1))
Mit mediDOK eForms wird eine handgeschriebene elektronische Signatur mit biometrischen Eigenschaften des Unterzeichners erstellt. Es handelt sich hierbei um eine fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß Art. 26 der EU Verordnung EU 910/2014. Wesentliche Fakturen hierfür sind:
mediDOK eForms funktioniert am „besten“ auf Geräten, die die Verwendung eines elektronischen Stiftes ermöglich, um die biometrischen Eigenschaften der Unterschrift (Anpressdruck inkl. Druckverlauf, Geschwindigkeit, Winkel etc.) aufzuzeichnen. Von Seiten mediDOK unterstützen und empfehlen wir hier beispielsweise die Tablets „Samsung Galaxy Tab“ mit dem sog „S-Pen“ oder das Apple iPad mit Apple Pen.
Es ist aber ebenfalls möglich, nur einen Finger oder eine Maus für die Unterschrift zu verwenden. Auch hierbei handelt sich dann im Ergebnis um eine handgeschriebene elektronische Signatur mit biometrischen Eigenschaften. Man muss dabei aber beachten, dass insgesamt weniger biometrische Eigenschaften aufgezeichnet werden als bei Verwendung eines spezielle Stiftes.
Von Seiten der Gesetzgebung gibt es keine konkreten Vorgaben, welche Daten der Signatur vorhanden sein müssen. Vor diesem Hintergrund ist eine mit dem Finger oder Maus erzeugte Unterschrift ebenso rechtsgültig wie eine Unterschrift, die mit einem biometrischen Stift erzeugt wurde. Die mit einem biometrischen Stift erzeugte Unterschrift enthält nur „mehr“ Daten. Der Unterzeichner kann in allen Fällen, wie bei einer Unterschrift auf Papier, durch Analyse der Unterschrift identifiziert werden.
Die Aufzeichnung der biometrischen Eigenschaften der Unterschrift erfolgt mit mediDOK eForms gemäß des ISO/IEC 19794-7:2021(E) Standards
Das mit mediDOK eForms unterschriebene Dokument wird als PDF gespeichert. Das PDF ist kompatibel mit ISO 32000-1:2008, das bedeutet, dass es mit allen PDF-Viewern angezeigt werden kann. Bzgl. der Integrität des erzeugten PDFs lässt sich festhalten
Etwaige nachträglich vorgenommene Änderungen können so sofort erkannt werden.
Zusätzlich ist es mit mediDOK eForms möglich, wenn der Kunde (Arztpraxis, MVZ etc.) zustimmt, die GPS-Koordinaten des Orts, an dem sich das Tablet während der Unterzeichnung befunden hat, ebenfalls zu speichern. Diese Funktionalität ist standardmäßig inaktiv, kann aber auf Wunsch aktiviert werden.
Mit mediDOK eForms unterschriebene Dokumente enthalten eine gültige Unterschrift des Patienten. Diese entspricht der eIDAS Stufe 2, ist somit eine „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß der EU-Verordnung.
Die Fragen, die sich nun stellen, sind:
1. Gibt es bestimmte Anwendungsbereiche, die eine qualifizierte elektronische Signatur (Stufe 3) voraussetzen?
Hierzu findet man z.B. in vergleichbaren Beiträgen zu Thema Hinweise, dass beispielsweise zum Abschluss eines Verbraucherdarlehensvertrags (§ 492 Abs. 1 Satz 1 BGB) oder eines Arbeitnehmerüberlassungsvertrags (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG) die qualifizierte elektronische Signatur die einzige zulässige Art der digitalen Signatur ist. Für diese Vertragsarten wäre mediDOK eForms also rechtlich nicht zulässig.
2. Was bedeutet „Stufe“ 3 überhaupt technisch?
Eine qualifizierte elektronische Signatur (Stufe 3) kann von einem Patienten – zuhause oder in der Praxis – erst dann erzeugt werden, wenn dieser über entsprechende elektronische Zertifikate verfügt (z.B. durch einen entsprechenden Personalausweis) oder das Video-Ident-Verfahren durchlaufen werden würde. Die Aufwände hierfür stehen aktuell jedoch in keinem Verhältnis zum Einsatzzweck von mediDOK eForms. Hier muss man sehen, was die Zukunft bringt und welchen Einzug qualifizierte elektronische Signaturen generell in das „normalen“ Leben finden.
Kurz und knapp: natürlich ! Gerade im Bereich der medizinischen Aufklärung geht es nicht alleine um die technischen Eigenschaften einer Unterschrift. Der Aufklärungsprozess als solcher muss dokumentiert und nachvollziehbar sein, sollte ein Patient einmal in einem Gerichtsprozess behaupten, er wäre nicht richtig aufgeklärt worden. Hier spielen unserer Erfahrung nach Aspekte wie die zeitliche Nachvollziehbarkeit des Aufklärungsprozess oder die Individualisierung der Bögen durch Anmerkungen des Arztes eine wichtigere Rolle.
Bzgl. der Aufklärungsinhalte möchten wir auf unsere erfolgreiche Kooperation mit Thieme Compliance verweisen. Innerhalb von mediDOK eForms stehen auch die Inhalte zur Patientenaufklärung von Thieme Compliance zur Verfügung.
Ja. Wir arbeiten bei mediDOK eForms mit der Fa. ANASOFT zusammen, die über eine langjährige Erfahrung mit digitalen Signaturen hat und u.a. auch mit entsprechenden Gutachterverbänden zusammen arbeitet. Auf Wunsch stellen wir gerne einem Schriftgutachter oder Sachverständigen entsprechende Tools zur Analyse der digitalen Unterschrift in den eForms Dokumenten zur Verfügung.
In Bezug auf die Rechtssicherheit von mit mediDOK eForms unterzeichneten Dokumenten möchten fassen wir zusammen:
Die Firma mediDOK präsentiert auf der DMEA 2024 ein neues Patientenportal, über das Praxen und MVZ, in denen die mediDOK-Software zum Einsatz kommt, ihren Patienten Daten online zur Verfügung stellen können.
Die Bilddaten oder Befunde können vom Patienten online betrachtet und auf Wunsch heruntergeladen werden.
Ähnliche Lösungen sind im Bereich der Radiologie bereits weit verbreitet und haben die klassische Patienten-CD größtenteils ersetzt. Doch neben Röntgen- oder CT-Bildern, die bei den mediDOK-Kunden im DICOM-Format gespeichert sind, können insbesondere auch Dokumente, ausgefüllte Formulare oder unterzeichnete Einverständniserklärungen sowie andere Bilder über das neue Patientenportal bereitgestellt werden.
Der Patient entscheidet dabei jederzeit selbstständig, ob er die Daten beispielsweise seinem weiterbehandelnden Arzt zur Verfügung stellt oder sie dauerhaft in seiner elektronischen Patientenakte (ePA) speichert.
Ein besonderer Service für alle mediDOK-KundenÜbergibt der Patient seinen Zugriffs-Code einer anderen mediDOK-Praxis (z.B. seinem weiterbehandelnden Hausarzt), kann der Hausarzt die im Patientenportal bereitgestellten Daten direkt in sein mediDOK-System und somit in seine Primärdokumentation übernehmen. Sollte der Hausarzt kein DICOM-fähiges mediDOK System haben (mediDOK PACS), werden die Bilder bei der Übernahme in ein gängiges Bildformat konvertiert.
Wenn Sie sich gerne live einen ersten Eindruck des neuen Patientenportals machen möchten, laden wir Sie herzlich ein, uns auf der DMEA 2024 zu besuchen. Die DMEA findet vom 9. bis 11. April 2024 in der Messe Berlin statt. Sie finden mediDOK in Halle 6.2 am Stand A-102.
Weitere Informationen finden Sie unter https://dmea.medidok.de.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
Immer mehr Praxen und MVZs nutzen den eArztbrief-Versand über KIM (Kommunikation im Medizinwesen). Sie tauschen auf diesem Weg Briefe sicher über die TI (Telematik-Infrastruktur) mit anderen Leistungserbringern aus. So entstehen auf beiden Seiten (Versender und Empfänger) immer mehr digital signierte elektronische Dokumente, die patientenbezogen archiviert werden müssen.
In Folge 1 unserer Serie „Wohin mit den eArztbriefen“ berichteten wir bereits über die eArztbrief-Integration mit S3 und GUSClient. Doch auch für mediDOK-Anwender, die nicht S3 und den GUSClient nutzen, gibt es eine Lösung: den eArztbrief-Import direkt vom Praxis-Server.
Die aktuelle Version 2.5.14 des mediDOK Bild- und Dokumentenarchivs bietet ab sofort einen Import und eine (teil-) automatisierte Archivierung Ihrer eArztbriefe vom Praxis-Server direkt beim Patienten. So ist sichergestellt, dass alle eArztbriefe zusammen mit den anderen Dokumenten und Bildern des Patienten in der mediDOK Archivlösung sicher aufbewahrt werden. Sie als Anwender behalten immer den Überblick über alle relevanten Dokumente – und zwar unabhängig davon, ob es sich dabei um ein gescanntes Papierdokument, ein elektronisches Fax, einen neuen digitalen eArztbrief oder um Bilder vom Ultraschall oder Röntgen handelt.
Die folgende Aufzeichnung zeigt die Zuordnung der eArztbriefe innerhalb von mediDOK:
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Der neue eArztbrief Verzeichnis-Import steht in allen mediDOK Produktvarianten (SCAN STARTER, SCAN, BASIS PLUS etc.) ab Version 2.5.14 zur Verfügung. Damit die Nutzung möglich ist, müssen die eArztbriefe vom PVS oder der KIM-Kommunikationssoftware auf dem Praxisserver in einer Verzeichnisstruktur abgelegt sein.
Bitte wenden Sie sich bei Fragen, ob die Funktion mit Ihrem PVS genutzt werden kann, an Ihren mediDOK- bzw. PVS-Betreuer. Gerne können Sie uns auch über das Kontaktformular anschreiben.
Lesen Sie auch:
Wohin mit den eArztbriefen? Folge 1: eArztbrief-Integration mit S3 und GUSClient
Wohin mit den eArztbriefen? Folge 3: Vorteile für Arzt und Praxispersonal
* Funktionalität abhängig vom eingesetzten PVS.
Arztpraxen und MVZ nutzen die Software mediDOK eForms bisher, um praxiseigene Formulare wie Datenschutzerklärungen, Erfassungs- oder Anamnesebögen von Patient*innen digital auf einem Tablet ausfüllen und unterzeichnen zu lassen. Die Archivierung erfolgt per Knopfdruck. Patient*innen haben auch die Möglichkeit, sämtliche Dokumente vorab zu Hause an ihrem eigenen Endgerät ohne Zeitdruck und zum Beispiel mit Unterstützung Angehöriger auszufüllen.
mediDOK und Thieme Compliance haben nun eine Kooperation geschlossen. In diesem Rahmen können die Anwender*innen von mediDOK eForms zusätzlich auf das gesamte Bogensortiment von Thieme Compliance zugreifen, Patient*innen Aufklärungsbögen zuweisen und die Anamnesefragen mobil in der mediDOK eForms App ausfüllen lassen. Die praxiseigenen Formulare werden damit um die professionellen und bewährten Aufklärungsinhalte von Thieme Compliance erweitert und die Digitalisierung des Aufklärungsprozesses vervollständigt
Die Lösung, die in diesem Jahr auf der DMEA zum ersten Mal vorgestellt wird, funktioniert sehr einfach: die Anwendenden stellen direkt aus dem Praxisverwaltungssystem die Dokumente, die Patient*innen ausfüllen und unterschreiben sollen, zusammen. Dabei können sie nicht nur die praxiseigenen Formulare auswählen, sondern auch auf die entsprechenden Bögen von Thieme zugreifen. Alles zusammen wird dann auf das Tablet geschickt, an dem Patient*innen mit mediDOK eForms die Dokumente digital ausfüllen. Die vorab sorgfältig zusammengestellten Daten werden mit dem Speichern automatisch in das Praxisinformationssystem übergeben und stehen somit frühzeitig im Behandlungsprozess zur Verfügung. Damit sind Patient*innen und Ärzt*innen optimal auf das persönliche Aufklärungsgespräch vorbereitet, bei dem nun gezielter auf individuelle Aspekte eingegangen werden kann. Anschließend werden die Dokumente biometrisch signiert, als PDF digital und medienbruchfrei in der mediDOK Software sicher archiviert und relevante Informationen nahtlos an das Praxisverwaltungssystem weitergegeben.
Rainer Svojanovsky, Geschäftsführer bei mediDOK, erklärt dazu: „Es gibt immer wieder Anfragen von unseren Kunden, die einzelne Thieme Aufklärungsbögen für bestimmte Eingriffe nutzen und diese gerne – wie alle anderen Formulare der Praxis auch – mit mediDOK eForms auf dem Tablet ausfüllen lassen wollen. Hierfür mussten wir bisher auf die eigenen Lösungen von Thieme verweisen, was für den Patienten bedeutet hätte, mehrere Apps zu verwenden. Wir freuen uns sehr, dass wir durch die Kooperation mit Thieme Compliance unseren Kund*innen aus dem ambulanten Sektor nun eine einheitliche Lösung bereitstellen können, die praxiseigene Formulare und Thieme Aufklärungsbögen vereint.“
„Mit der Integration unserer Inhalte ermöglichen wir unseren gemeinsamen Kunden eine komfortable Möglichkeit, den Aufklärungsprozess zu digitalisieren. Dies untermauert die langjährige und gute Partnerschaft unserer Unternehmen.“ erklärt Alexander Wahl, Director Partnermanagement & Business Development bei Thieme Compliance.
Die Lösung wird auf der DMEA, die vom 26. – 28. April 2022 in Berlin stattfindet, am Stand von mediDOK in Halle 2.2, Stand E-103 vorgestellt.
Sie möchten mediDOK auf der DMEA besuchen? Hier finden Sie weitere Informationen!
Download der Pressemitteilung 25. April 2022 (PDF)
Download der Pressemitteilung vom 25. April 2022 (Bild und Text)
