mediDOK goes ePA – ein Überblick

Die Elektronische Patientenakte (ePA) wird Realität! Die bundesweite Einführung der elektronischen Patientenakte ist Ende April 2025 gestartet. Praxen haben seitdem die Möglichkeit, die ePA freiwillig zu testen und anzuwenden. Ab 1. Oktober wird die Nutzung für alle verpflichtend; Praxen und Leistungserbringer müssen bis dahin die entsprechenden Voraussetzungen hard- und softwaretechnisch erfüllen. Allgemeine Informationen rund um das Thema finden Sie auf der KBV-Themenseite „Elektronische Patientenakte“.

Viele Dokumente wie beispielsweise Fremdbefunde oder auch Bilder, die sinnvollerweise in einer ePA bereitgestellt werden, befinden sich bei den Kunden in den jeweiligen Archivsystemen. Auch wenn die Verpflichtung zur Bereitstellung derzeit nur für eigene Dokumente der Praxen gilt – also explizit nicht für einen archivierten Fremdbefund eines anderen Arztes – fragen uns viele Anwender, wie eine ePA mit Daten aus dem Archivsystem befüllt werden kann.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über aktuelle und künftige Möglichkeiten:

Variante 1) ePA-Anbindung über das PVS

Wir bei mediDOK haben in den letzten Monaten gemeinsam mit unseren Partnern viel Zeit investiert, um unsere Schnittstellen zu verschiedenen Praxisverwaltungssystemen (PVS) zu erweitern. Das primäre Ziel dabei war es, den Anwendern dieser Systeme zu ermöglichen, unter der Hoheit und tief integriert in die Benutzeroberfläche des PVS auf Daten in unserem Archivsystem zuzugreifen. Auf diesem Weg können einfach und elegant relevante Dokumente aus dem Archiv in die ePA hochgeladen werden, ohne in die Oberfläche der Archivlösung zu wechseln. Gleichzeitig ist beim Download aus einer ePA die direkte Weiterleitung in das Archiv möglich, um die Daten dort sicher zum Patienten abzulegen.

Aktuell sind diese tief in die Oberfläche des PVS integrierten Funktionen bei folgenden PVS-Herstellern erhältlich:

  • Firma medatixx (PVS medatixx, x.isynet, x.concept und x.comfort) in Verbindung mit „x.archiv powered by mediDOK“ ab Version 2.5.18 oder höher
  • Firma S3 Praxiscomputer (PVS S3) in Verbindung mediDOK 2.5 ab Version 2.5.18 oder höher

Bei Fragen zu diesen Integrationen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner für das entsprechende PVS.

Variante 2) ePA-Anbindung direkt aus der mediDOK Anwendung heraus

In einer künftigen Version, die im Laufe des Q3 / 2025 zur Verfügung stehen wird, werden wir den Anwendern eine weitere Funktion anbieten, direkt aus der Oberfläche des mediDOK Archivsystems heraus Daten in eine ePA hochzuladen. Sie öffnen dann einfach die Akte des Patienten in mediDOK 2.5, wählen die gewünschten Bilder und/oder Dokumente in der Bilderliste des Patienten aus und aktivieren den Upload in die ePA. Die Daten werden bei Bedarf dann gemäß den aktuellen Anforderungen in das PDF/A Format gewandelt (die ePA erlaubt derzeit noch keine Bildformate, siehe z.B. hier) und in der ePA bereitgestellt.

Gleichzeitig werden wir auch eine Download-Möglichkeit innerhalb der mediDOK Oberfläche anbieten. Nach Anzeige des Inhalts der elektronischen Patientenakte können Sie relevante Bilder und Dokumente direkt in das mediDOK Archiv übernehmen und so dauerhaft in Ihrer Primär-Dokumentation ablegen.

Variante 3) Daten manuell für den Upload in eine ePA exportieren

Bereits jetzt ist mit der Version 2.5.18 der manuelle Export von Bilddaten und Dokumenten aus mediDOK heraus im PDF/A-Format möglich. Einige PVS-Systeme erlauben in ihrer ePA-Benutzeroberfläche, dass der Anwender Daten von seiner lokalen Festplatte auswählen kann, um diese in einer elektronischen Patientenakte bereit zu stellen. Auf diesem Weg können manuell aus mediDOK exportierte Dokumente ebenfalls in die ePA hochgeladen werden.

 

Bilder (Röntgen, Ultraschall etc.) online den Patienten bereitstellen?

Sie möchten Ihren Patienten digitale Röntgen- oder Ultraschall-Bilder in die elektronische Patientenakte hochladen? Derzeit unterstützt die ePA noch keine DICOM-Daten. Selbstverständlich ist eine Umwandlung der Daten in das PDF/A-Format mit mediDOK möglich, dies ist aber zur Weiterleitung an einen anderen Arzt meistens ungeeignet. Um den Patienten entsprechende Röntgen- oder Ultraschallbilder online im DICOM-Format zur Verfügung zu stellen, empfehlen wir die Verwendung des mediDOK Patientenportals. Hier werden die Daten den Patienten über einen QR-Code bereit gestellt.

Wichtige Einwilligungen des Patienten mit mediDOK eForms dokumentieren

Übrigens: bei Daten aus genetischen Untersuchungen oder Analysen nach dem Gendiagnostikgesetz gilt für die Einstellung dieser Daten in eine ePA eine besondere Einwilligungsvoraussetzung. Hier ist eine explizite Einwilligung der Patientin oder des Patienten erforderlich, die schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen muss. Hierfür eignet sich insbesondere mediDOK eForms, mit der entsprechende Formulare vom Patienten wirksam elektronisch unterzeichnet und medienbruchfrei archiviert werden können.

 

Sie haben Fragen zu unseren Lösungen und Produkten? Wenn Sie bestehender Kunde sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Betreuer bzgl. der mediDOK-Produkte. Alternativ nutzen Sie bitte das Kontaktformular.

Update eForms Wizard 3.41.4 für Android 15

Kunden mit mediDOK eForms, die Tablets mit Android 15 nutzen möchten, benötigen den eForms Wizard 3.41.4, der seit heute zur Verfügung steht. Bei früheren Versionen des Wizards schlug  bei Android 15 die Registrierung von Tablets fehl.

Kunden wenden sich bitte bei allen Fragen rund um das Update an ihren Vertriebspartner.

Update mediDOK 2.5.18.43 verfügbar / Wichtiges Update

Die Version 2.5.18.43 steht unseren Kunden und Vertriebspartnern ab sofort zur Installation zur Verfügung. Neben verschiedenen Fehlerbehebungen beinhaltet diese neue Version auch zahlreiche Neuerungen, wie beispielsweise (Auszug)

  • den Export von Daten im PDF/A-Format, um diese manuell in die ePA hochzuladen,
  • Erweiterungen bei der Bereitstellung von mediDOK-Daten über das neue mediDOK Patientenportal sowie
  • Verbesserung beim Export von DICOM-Daten (z.B. Röntgenbilder), welcher jetzt auch gezippter Form erfolgen kann.

WICHTIG: Wir möchten darauf hinweisen, dass

  1. mit der Version 2.5.18 auch eine in mediDOK gemeldete Sicherheitslücke geschlossen wurde (CVE-2025-32363) und
  2. bestehende mediDOK Installationen aktuell nicht über das Online-Update aktualisiert werden können. Nach Installation der Version 2.5.18 funktioniert dies wieder für künftige Versionen.

Wir empfehlen daher dringend, bestehende mediDOK-Installationen upzudaten.

Kunden wenden sich bitte bei allen Fragen rund um das Update an ihren Vertriebspartner.

Gewinnspiel: Unser mediDOK Bär sucht das nächste Abenteuer – Seid ihr dabei?

Der Arbeitsalltag kann manchmal stressig sein, doch mittendrin warten jede Menge kleine Abenteuer, die das Leben bunter machen! Unser mediDOK Bär ist bereit für spannende Erlebnisse und unvergessliche Augenblicke!

Wo genießt er diese besonderen Momente am liebsten? Das entscheidet ihr!

Vielleicht entspannt er sich beim ersten Kaffee des Tages im Büro? Oder er begleitet euch beim wohlverdienten Feierabendspaziergang? Vielleicht entdeckt er neue Wege auf einer Fahrradtour am Wochenende? Oder genießt er mit euch eine wohlverdiente Auszeit im Urlaub? Zeigt uns, wie euer mediDOK Bär die Welt der Abenteuer erkundet! Ob als Kuschelbär, Aufkleber oder sogar als Tattoo – wir sind gespannt auf eure kreativsten Schnappschüsse.

Postet euer Bild mit dem Hashtag #medidokbär auf Instagram oder Facebook und markiert uns über @medidok !

Die kreativsten Einsendungen gewinnen einen von zehn exklusiven mediDOK Hoodies!

Teilnehmen könnt ihr ab sofort über die Social-Media-Kanäle Instagram oder Facebook bis zum 15. Juli 2025!

Ihr habt noch keinen mediDOK Bär? Sprecht uns gerne an!

 

Hier geht’s zu den Teilnahmebedingungen.

 

Rechtssicherheit von digital unterzeichneten Dokumenten mit mediDOK eForms

Wir werden immer wieder gefragt, ob die mit mediDOK eForms unterzeichneten Dokumenten „rechtssicher“ sind oder ob es sich um eine „rechtssichere“ Unterschrift handelt. Daher möchten wir mit folgendem Beitrag auf die relevanten Aspekte bei der Beantwortung dieser Frage hinweisen.

Was bedeutet überhaupt „rechtssicher“?

Vorab möchten wir darauf hinweisen, dass wir den Begriff „rechtssicher“ nicht weiter in diesem Beitrag verwenden, da der Begriff zu unbestimmt ist. Wir werden eher auf die konkreten Fragestellungen eingehen, die dahinter stecken, also im Wesentlichen ob es sich um eine gültige bzw. rechtsgültige Unterschrift handelt, ob die digitale Unterschrift überhaupt „erlaubt ist“.

EU-Verordnung als Rechtsgrundlage

Den rechtliche Rahmen liefert die EU Verordnung EU 910/2014 (eIDAS Verordnung). Es gibt gemäß dieser eIDAS-Verordnung drei Formen / Stufen der elektronischen Signatur:

  1. die einfache elektronische Signatur,
  2. die fortgeschrittene elektronische Signatur und
  3. die qualifizierte elektronische Signatur.

Welche Form bzw. Stufe der elektronischen Signatur ist nun rechtsgültig? Die Antwort ist recht einfach: alle drei Stufen sind rechtsgültig! Durch die eIDAS-Verordnung ist gewährleistet, dass elektronische Signaturen in jeder Form vor EU-Gerichten als Beweis zugelassen sind. Elektronisch signierten Dokumenten darf also nicht die rechtliche Wirksamkeit abgesprochen werden, nur weil sie in elektronischer Form vorliegen. (siehe EU 910/2014, Art. 25 (1))

Welche Stufe gilt für mediDOK eForms?

Mit mediDOK eForms wird eine handgeschriebene elektronische Signatur mit biometrischen Eigenschaften des Unterzeichners erstellt. Es handelt sich hierbei um eine fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß Art. 26 der EU Verordnung EU 910/2014. Wesentliche Fakturen hierfür sind:

1. Die biometrische Signatur

mediDOK eForms funktioniert am „besten“ auf Geräten, die die Verwendung eines elektronischen Stiftes ermöglich, um die biometrischen Eigenschaften der Unterschrift (Anpressdruck inkl. Druckverlauf, Geschwindigkeit, Winkel etc.) aufzuzeichnen. Von Seiten mediDOK unterstützen und empfehlen wir hier beispielsweise die Tablets „Samsung Galaxy Tab“ mit dem sog „S-Pen“ oder das Apple iPad mit Apple Pen.

Es ist aber ebenfalls möglich, nur einen Finger oder eine Maus für die Unterschrift zu verwenden. Auch hierbei handelt sich dann im Ergebnis um eine handgeschriebene elektronische Signatur mit biometrischen Eigenschaften. Man muss dabei aber beachten, dass insgesamt weniger biometrische Eigenschaften aufgezeichnet werden als bei Verwendung eines spezielle Stiftes.

Von Seiten der Gesetzgebung gibt es keine konkreten Vorgaben, welche Daten der Signatur vorhanden sein müssen. Vor diesem Hintergrund ist eine mit dem Finger oder Maus erzeugte Unterschrift ebenso rechtsgültig wie eine Unterschrift, die mit einem biometrischen Stift erzeugt wurde. Die mit einem biometrischen Stift erzeugte Unterschrift enthält nur „mehr“ Daten. Der Unterzeichner kann in allen Fällen, wie bei einer Unterschrift auf Papier, durch Analyse der Unterschrift identifiziert werden.

Die Aufzeichnung der biometrischen Eigenschaften der Unterschrift erfolgt mit mediDOK eForms gemäß des ISO/IEC 19794-7:2021(E) Standards

2. Integrität des unterzeichneten PDF-Dokuments

Das mit mediDOK eForms unterschriebene Dokument wird als PDF gespeichert. Das PDF ist kompatibel mit ISO 32000-1:2008, das bedeutet, dass es mit allen PDF-Viewern angezeigt werden kann. Bzgl. der Integrität des erzeugten PDFs lässt sich festhalten

  • Die Unterschrift ist untrennbar, eindeutig und unbestreitbar mit dem finalen PDF verbunden.
  • Die Integrität des Dokuments wird durch Einfügen eines digitalen Zertifikats je handschriftlich erzeugter elektronischer Signatur sichergestellt.
  • Alle signierten Dokumente (PDF) werden AES-256 verschlüsselt.

Etwaige nachträglich vorgenommene Änderungen können so sofort erkannt werden.

Ort der Unterschrift (optional)

Zusätzlich ist es mit mediDOK eForms möglich, wenn der Kunde (Arztpraxis, MVZ etc.) zustimmt, die GPS-Koordinaten des Orts, an dem sich das Tablet während der Unterzeichnung befunden hat, ebenfalls zu speichern. Diese Funktionalität ist standardmäßig inaktiv, kann aber auf Wunsch aktiviert werden.

Ergebnis

Mit mediDOK eForms unterschriebene Dokumente enthalten eine gültige Unterschrift des Patienten. Diese entspricht der eIDAS Stufe 2, ist somit eine „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß der EU-Verordnung.

Die Fragen, die sich nun stellen, sind:

1. Gibt es bestimmte Anwendungsbereiche, die eine qualifizierte elektronische Signatur (Stufe 3) voraussetzen?

Hierzu findet man z.B. in vergleichbaren Beiträgen zu Thema Hinweise, dass beispielsweise zum Abschluss eines Verbraucherdarlehensvertrags (§ 492 Abs. 1 Satz 1 BGB) oder eines Arbeitnehmerüberlassungsvertrags (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG) die qualifizierte elektronische Signatur die einzige zulässige Art der digitalen Signatur ist. Für diese Vertragsarten wäre mediDOK eForms also rechtlich nicht zulässig.

2. Was bedeutet „Stufe“ 3 überhaupt technisch?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (Stufe 3) kann von einem Patienten – zuhause oder in der Praxis – erst dann erzeugt werden, wenn dieser über entsprechende elektronische Zertifikate verfügt (z.B. durch einen entsprechenden Personalausweis) oder das Video-Ident-Verfahren durchlaufen werden würde. Die Aufwände hierfür stehen aktuell jedoch in keinem Verhältnis zum Einsatzzweck von mediDOK eForms. Hier muss man sehen, was die Zukunft bringt und welchen Einzug qualifizierte elektronische Signaturen generell in das „normalen“ Leben finden.

Kann mediDOK eForms auch für die Patienten-Aufklärung genutzt werden?

Kurz und knapp: natürlich ! Gerade im Bereich der medizinischen Aufklärung geht es nicht alleine um die technischen Eigenschaften einer Unterschrift. Der Aufklärungsprozess als solcher muss dokumentiert und nachvollziehbar sein, sollte ein Patient einmal in einem Gerichtsprozess behaupten, er wäre nicht richtig aufgeklärt worden. Hier spielen unserer Erfahrung nach Aspekte wie die zeitliche Nachvollziehbarkeit des Aufklärungsprozess oder die Individualisierung der Bögen durch Anmerkungen des Arztes eine wichtigere Rolle.

Bzgl. der Aufklärungsinhalte möchten wir auf unsere erfolgreiche Kooperation mit Thieme Compliance verweisen. Innerhalb von mediDOK eForms stehen auch die Inhalte zur Patientenaufklärung von Thieme Compliance zur Verfügung.

Thieme Compliance - Aufklärungsbögen rechtssicher unterschreiben

Kann die Unterschrift in eForms graphologisch ausgewertet werden?

Ja. Wir arbeiten bei mediDOK eForms mit der Fa. ANASOFT zusammen, die über eine langjährige Erfahrung mit digitalen Signaturen hat und u.a. auch mit entsprechenden Gutachterverbänden zusammen arbeitet. Auf Wunsch stellen wir gerne einem Schriftgutachter oder Sachverständigen entsprechende Tools zur Analyse der digitalen Unterschrift in den eForms Dokumenten zur Verfügung.

Resümee

In Bezug auf die Rechtssicherheit von mit mediDOK eForms unterzeichneten Dokumenten möchten fassen wir zusammen:

  • mediDOK eForms erzeugt sichere PDF-Dokumente mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (Stufe 2). Dabei handelt es sich um eine gültige, digitale Unterschrift.
  • Es gibt nur sehr wenige Ausnahme, die explizit eine höhere Stufe, also eine qualifizierte elektronische Signatur (Stufe 3), bei der Verwendung von digitalen Signaturen vorschreibt. Eine Einverständniserklärung oder eine Aufklärungsbogen im medizinischen Umfeld gehören definitiv nicht dazu.
  • Ob jetzt ein Stift oder Finger verwendet wird, ändert an dieser Situation nicht, beim Stift werden nur mehr Daten gespeichert
  • Für eine „rechtssichere Aufklärung“ gibt es wesentlichere Aspekte, die in einem Arzthaftungsprozess eine Rolle spielen, z.B. Nachvollziehbarkeit, Individualisierung, etc.).
  • Sollte im Rahmen eines Gerichtsprozesses ein Sachverständiger die digitale Unterschrift prüfen wollen, stellen wir gerne entsprechende Tools bereit.

Neues Patientenportal für mediDOK-Praxen zur Bilddaten- und Befundweitergabe

Die Firma mediDOK präsentiert auf der DMEA 2024 ein neues Patientenportal, über das Praxen und MVZ, in denen die mediDOK-Software zum Einsatz kommt, ihren Patienten Daten online zur Verfügung stellen können.

Die Bilddaten oder Befunde können vom Patienten online betrachtet und auf Wunsch heruntergeladen werden.

Ähnliche Lösungen sind im Bereich der Radiologie bereits weit verbreitet und haben die klassische Patienten-CD größtenteils ersetzt. Doch neben Röntgen- oder CT-Bildern, die bei den mediDOK-Kunden im DICOM-Format gespeichert sind, können insbesondere auch Dokumente, ausgefüllte Formulare oder unterzeichnete Einverständniserklärungen sowie andere Bilder über das neue Patientenportal bereitgestellt werden.

Der Patient entscheidet dabei jederzeit selbstständig, ob er die Daten beispielsweise seinem weiterbehandelnden Arzt zur Verfügung stellt oder sie dauerhaft in seiner elektronischen Patientenakte (ePA) speichert.

screenshot-neues-patientenportal-fuer-medidok-praxen-zur-bilddaten-und-befundweitergabe-blog-dmea-2024Ein besonderer Service für alle mediDOK-Kunden

Übergibt der Patient seinen Zugriffs-Code einer anderen mediDOK-Praxis (z.B. seinem weiterbehandelnden Hausarzt), kann der Hausarzt die im Patientenportal bereitgestellten Daten direkt in sein mediDOK-System und somit in seine Primärdokumentation übernehmen. Sollte der Hausarzt kein DICOM-fähiges mediDOK System haben (mediDOK PACS), werden die Bilder bei der Übernahme in ein gängiges Bildformat konvertiert.

Besuchen Sie uns auf der DMEA!

Wenn Sie sich gerne live einen ersten Eindruck des neuen Patientenportals machen möchten, laden wir Sie herzlich ein, uns auf der DMEA 2024 zu besuchen. Die DMEA findet vom 9. bis 11. April 2024 in der Messe Berlin statt. Sie finden mediDOK in Halle 6.2 am Stand A-102.

Weitere Informationen finden Sie unter https://dmea.medidok.de.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

 

mediDOK eForms auf der DMEA 2024 in Berlin